Um processo robusto e sistemático de resolução de problemas, amplamente adotado na indústria e serviços.

No ambiente altamente competitivo de hoje, há uma crescente consciencialização de que a capacidade de resolver problemas é uma competência essencial para o sucesso da empresa.   

A abordagem 8D (Oito disciplinas) é um processo robusto e sistemático de resolução de problemas, amplamente adotado na indústria e serviços. Popularizada pela Ford Motor Company, a metodologia 8D provou ser altamente eficaz na melhoria de produtos e processos.  

A Metodologia 8D tem esse nome por ser composta por 8 disciplinas (daí o nome 8D), que são as etapas a serem percorridas para resolver um problema. 

Essas etapas são as seguintes: 

1 – Construir a equipa;

2 – Descrever o problema;

3 – Desenvolver um plano provisório de contenção;

4 – Identificar e eliminar a causa raiz;

5 – Escolher e verificar a solução;

6 – Implementar uma solução permanente;

7 – Prevenir que o problema ocorra novamente;

8 – Comemorar o sucesso da equipa.

Existem muitos métodos usados pelos profissionais da qualidade para fazer o tratamento de problemas e também melhorar processos, seja o PDCA, DMAIC, MASP, FMEA, entre outros. Neste texto, vamos falar sobre o processo de resolução de problemas 8D, ou também conhecido como as 8 disciplinas para resolução de problemas.

Esse método foi desenvolvido pela Ford Motor Company nas décadas de 60 e 70, e em 90 foi acrescentado mais um “D”, mas como é um D0 (zero), o nome se manteve 8D. O objetivo dele é ajudar as equipas a eliminar de vez o problema e evitar que eles aconteçam novamente. No início o 8D foi mais utilizado em indústrias, mas hoje em dia, qualquer empresa pode aplicá-lo, assim como os outros métodos.

8D – As 8 disciplinas

O 8D é um método que enfatiza a sinergia do tempo de trabalho, por isso ele vai desde o plano para o tratamento do problema até à comemoração do resultado, o que ajuda a construir uma cultura onde o trabalho em equipa consolida as novas práticas adotadas. Para compreender o método, vamos falar um pouquinho de cada D.

D0 – Plano

O 8D é um processo extenso e envolve muitas pessoas, por isso é usado geralmente para problemas grandes, e difíceis de resolver, por isso, antes de iniciar o processo direto, é importante ter a certeza que é a ferramenta correta para o trabalho. Será que é necessário abrir um processo 8D para resolver isso? Ou o Diagrama de Ishikawa, 5 Porquês, resolveriam?

Geralmente, usamos o 8D para situações bem críticas, caso sejam problemas mais esporádicos ou reincidências, avalie outras ferramentas que também podem ajudar muito.

D1 – Construção da equipa

Nessa fase formaremos a equipa que trabalhará para resolver o problema. Os escolhidos devem ser pessoas chave que poderão contribuir para chegar à solução do problema e que, de certa forma, são impactadas pelo assunto em questão. Podem ser pessoas de diversas áreas, mas que poderão gerar valor nessa solução.

Como esta é uma metodologia voltada a pessoas, é importante lembrar que o trabalho em grupo é essencial para que no fim, o resultado em equipa seja melhor do que a somatória dos indivíduos.

D2 – Descrição do problema

Aqui o trabalho é para fazer uma descrição clara do que aconteceu. Um problema bem descrito é quase metade do caminho andado! Portanto, é quase uma investigação, você deve reunir o máximo de informações possíveis, coletando histórias, evidências, depoimentos, para que as decisões sejam tomadas com qualidade.

Nessa fase podemos adotar como ferramenta o 5W2H e conhecer o que aconteceu, onde, quando, como, quem causou, quanto isso custou e o porquê de isso ter acontecido. É claro que você pode usar outras ferramentas, se assim preferir, mas jamais esqueça do objetivo principal: detalhar o fato.

D3 – Desenvolver um plano provisório de contenção

Enquanto a investigação da causa acontece, o nosso cliente ainda está exposto ao problema, por isso você deve estabelecer um plano provisório de contenção para garantir que os seus clientes não “fiquem na mão”. Nem sempre é possível resolver tudo rapidamente, portanto é importante ter ações que ajudem o processo a continuar mesmo que não definitivamente.

D4 – Identificação e eliminação da causa raiz

Agora que você já conseguiu definir uma solução provisória, é a hora de fazer a análise de causa e efeito para encontrar a fonte do problema. Você pode usar o Diagrama de Ishikawa, 5 porquês, ou qualquer outra ferramenta pela qual tenha preferência para apoiar a sua análise.

Uma vez encontrada, a equipa pode discutir as ações que podem ser executadas para eliminar o problema de forma que não volte a acontecer.

D5 – Escolha e verificação da solução

A solução escolhida não deve gerar novos problemas, ou gerar um resultado que resolva o problema parcialmente, então nessa fase temos que decidir a melhor ação corretiva para eliminar, de fato, aquela causa raiz e gerir as mudanças que isso pode criar.

Esta análise deve avaliar se as ações não foram baseadas apenas em achismos, suposições, ou se não há negligências no plano. A ideia é verificar se a solução resolve o problema de fato ou se trará mais “dores de cabeça”.

D6 – Implementação de uma solução permanente

Se você fez um trabalho bem feito até aqui, está então preparado para implementar a solução escolhida, com o objetivo de nunca mais ouvir falar do problema. Nesta fase é necessário monitorizar a execução e também os resultados a curto e longo prazo e também remover a ação de contenção para estabelecer a solução definitiva! Podemos recorrer a ferramentas como o PokaYoke durante essa etapa, por exemplo.

D7 – Previna o problema de aparecer novamente

Nem sempre, a solução que elegemos como perfeita vai garantir que o problema não volte a acontecer novamente. Nesta fase, com um pensamento baseado em riscos, você irá analisar a falha de maneira sistêmica, e modificar outros processos e procedimentos interligados na resolução do problema para fazer a melhoria estabelecendo-se no todo, e não só num local isolado. Você pode reunir a mesma equipa, agora com uma visão ampliada sobre o todo, para discutir sobre o problema e se existe outras formas de ele voltar a surgir.

Não deixe de utilizar ferramentas como FMEA, Matriz de Risco para o ajudar.

D8 – Comemore o sucesso da equipa

Muitas vezes fazemos vários projetos e por não formalizar o encerramento do projeto, parece que o trabalho não foi valorizado. Então, essa é a fase onde você reconhece as contribuições da equipa e o resultado gerado! Comunique esse trabalho pela empresa, isso ajudará no reconhecimento e fará com que o resultado da qualidade seja percebido por outras áreas.

Você pode fazer um relatório, presentear as equipas (nem que seja com um chocolate), e deixe claro que o trabalho foi importante para o resultado da empresa. 

As 8 disciplinas levam à organização a prática da colaboração. Para um mesmo problema será necessário a participação de diferentes pessoas, diferentes percepções, e isso resulta na construção de uma solução mais ampla. Mas, se não existir comunicação, não existirá 8D.

O 8D é um processo um pouco grande e utiliza várias ferramentas durante o tratamento. Por isso, é necessário que as informações encontradas no caminho das 8 disciplinas estejam alocadas num fluxo claro. Quando encontramos uma ferramenta adequada para conduzir esse processo, temos grandes probabilidades de chegar ao fim sem nos perdermos ou deixarmos pontas soltas.