Por Celso Pais

O mundo atual, caraterizado por uma forte tendência globalizante e pela influência da tecnologia, gera nas empresas a necessidade de reconfigurações na estrutura e nos processos, às quais não são alheias as equipas de trabalho. Cada vez mais as organizações tendem a implementar equipas, cujos membros se encontram a operar em espaços geográficos diversos. Estas equipas recorrem a tecnologias de informação e comunicação, a fim de alcançarem objetivos grupais que são determinantes para o sucesso da macroequipa, ou seja, a organização no seu todo. 

Para operarem – quer de forma síncrona, quer de modo assíncrono -, as equipas virtuais precisam, antes de tudo, de conhecer o grau em que a informação transmitida por ferramentas eletrónicas permite aos membros do coletivo desfrutar da riqueza da comunicação não verbal e dos sinais verbais decorrentes do contexto social. Deste ponto de vista, o email possui um baixo valor informacional e a videoconferência propicia um alto valor informacional. Somos, assim, confrontados com a existência de problemáticas de comunicação, que não se afiguram diferentes daquelas que assolam as equipas colocalizadas. Por outro lado, a diferenciação geográfica, para além da assincronicidade temporal, levanta também questões de âmbito cultural. Por exemplo, Hinds, Neeley e Cramton concluíram que as lutas pelo poder numa equipa formada por americanos, alemães e mexicanos, ativaram fraturas baseadas na língua e na nacionalidade. 

À semelhança do que se passa nas equipas colocalizadas, as equipas virtuais atingem a sua máxima eficácia quando comunicam de forma rápida e fiável, repercutindo processos de funcionamento grupal baseados na confiança e na partilha cognitiva de modelos e normas. Obviamente que o grau de complexidade da tarefa de cada equipa não é um fator despiciendo na consecução de resultados bem-sucedidos. 

Um outro aspeto de suma importância para o funcionamento eficaz duma equipa virtual relaciona-se com o grau de diversidade dos seus membros. As diferenças individuais (valores, género, crenças, etnicidade, culturas e experiências) podem constituir uma dificuldade para as equipas virtuais. No entanto, este obstáculo pode ser superado se ocorrer na equipa uma comunicação de elevada qualidade. Para se atingir esse propósito, cada elemento da equipa tem de atender à ocorrência dos seguintes condicionalismos: 

• um volume extraordinariamente  elevado de comunicação poderá prejudicar os processos e o desempenho da equipa virtual;  
• a falta de oportunidades para interagir em tempo real pode originar um impacto negativo no funcionamento da equipa. Este aspeto contribui para a constatação de que as equipas virtuais demoram mais tempo a realizarem as tarefas do que as equipas colocalizadas; 
• nas comunicações por videoconferência, as equipas podem sofrer atrasos de sinal sonoro.

Na comunicação por email falta a componente do tom de voz. 

Vários estudos têm vindo a concluir que as equipas virtuais que utilizam meios de comunicação que facilitam o contacto face a face (por ex., videoconferência), em conjugação com outros meios virtuais, demonstram um desempenho mais forte. No plano das diferenças culturais, por exemplo, é sabido que as pessoas provenientes de culturas coletivistas (caso da China) tendem a preferir as ferramentas (por ex., videoconferência) que proporcionam maior conexão síncrona, tendo em conta o desejo de cooperação no seu grupo. Por outro lado, em culturas com elevada distância ao poder (e.g., México), são preferidos os meios que imitam as interações face a face (por ex., videoconferência) com superiores, de modo a transmitir, por intermédio de sinais sociais, o respeito devido pelos subordinados. Portanto, é dedutível que as pessoas a quem incumbe a liderança de equipas virtuais tenham de atender a uma multiplicidade de fatores, a fim de conduzirem o processo grupal no sentido de um elevado desempenho. Torna-se, por consequência, necessário construir sistemas de memória transacional, que são essenciais para os resultados de excelência da tarefa da equipa virtual.  

Muito mais do que nas equipas que operam no mesmo espaço geográfico, as equipas virtuais deverão estabelecer normas claras para a comunicação e coordenação poder ajudar a promover a confiança entre os seus membros. E esta confiança só se atinge se permanecer na equipa um forte clima de partilha de informação relacionada com os seguintes aspetos: 

• Tecnologia e equipamento. 
• Desempenho de tarefas. 
• Forma como os membros da equipa devem interagir.
• Competências e conhecimentos dos membros da equipa. 

Na Oporto Forte, dispomos de um conjunto variado de soluções de consultoria e formação, que podem ajudar a sua empresa e os seus colaboradores na organização de equipas virtuais eficazes. Sugerimos, entre outras, o curso online Trabalhar em Equipas Virtuais, que alertará para os mais importantes aspetos da dinâmica deste tipo de equipas.